İnşaat projelerinde sonradan istenen malzeme değişiklikleri, ilave imalatlar ve proje revizyonları, yüklenici ile iş sahibi arasında ciddi anlaşmazlıklara yol açabiliyor. Uzman kayıt yönetimi açısından en kritik nokta ise işin yapılması kadar, değişikliğin kapsamının, bedelinin ve yetkili onayının da belgelenmesi. Yazılı kayıtlarla desteklenmeyen ek iş talepleri, hakediş ve ödeme süreçlerinde ispat sorunlarına neden olabiliyor.
Şantiyede ek iş anlaşmazlıkları neden yaşanıyor?
Bir konut projesinde başlangıçta seramik kaplanması planlanan giriş holünün doğal taşla kaplanmasına karar verildiğini düşünelim. Değişiklik saha toplantısında konuşuluyor, malzeme fotoğrafları mesajlaşma grubunda paylaşılıyor ve yüklenici yeni malzemeyi sipariş ederek uygulamayı tamamlıyor.
Ancak hakediş aşamasında iş sahibi, malzemeyi onayladığını fakat fiyat farkını kabul etmediğini belirtiyor.
Bu tür durumlarda temel sorun, imalatın yapılıp yapılmadığından çok, değişikliğin hangi şartlarla kararlaştırıldığıdır. İşin tamamlanmış olması, talep edilen ek bedelin kendiliğinden kabul edildiği anlamına gelmez.
Bu nedenle şantiyede alınan kararların yalnızca sözlü görüşmelerle veya dağınık mesajlarla yürütülmesi yerine, izlenebilir bir kayıt sistemiyle desteklenmesi gerekir.
1. Öncelikle sözleşmedeki iş kapsamı belirlenmeli
Bir imalatın ek iş olarak değerlendirilip değerlendirilemeyeceğini anlamak için öncelikle sözleşme kapsamı incelenmelidir.
Yapım sözleşmesi, mimari ve teknik projeler, teknik şartnameler, mahal listeleri ve varsa birim fiyat cetvelleri birlikte değerlendirilmelidir. Belgeler arasında çelişki bulunması hâlinde sözleşmede belirlenen belge önceliği dikkate alınmalıdır.
Yüklenicinin mevcut işi daha yüksek maliyetle tamamlaması ile iş sahibinin sonradan farklı bir imalat talep etmesi aynı hukuki durum değildir. Götürü bedelli sözleşmelerde işin kapsamı ve sözleşme hükümleri belirleyicidir. Koşulları oluştuğunda bedel uyarlaması gibi farklı hukuki değerlendirmeler de gündeme gelebilir.
Örneğin başlangıçta seramik kaplama öngörülen giriş holü için doğal taş talep edilmişse, ilk proje ile revize proje arasındaki fark açıkça gösterilmelidir. Önceki proje sürümleri silinmemeli; revizyon tarihi ve değişikliğin gerekçesi kayıt altına alınmalıdır.
2. Malzeme onayı ile fiyat onayı birbirinden ayrılmalı
Şantiyelerde sık karşılaşılan hatalardan biri, malzeme veya uygulama onayının ek bedel onayı olarak değerlendirilmesidir.
Bir mimarın malzemeyi uygun bulması, saha sorumlusunun uygulamaya izin vermesi ya da kontrol personelinin imalatı incelemesi, tek başına ek fiyatın kabul edildiğini göstermeyebilir. İlgili kişilerin temsil ve onay yetkileri de dikkate alınmalıdır.
Bu nedenle değişiklik tutanağında aşağıdaki konular ayrı ayrı belirtilmelidir:
Talep edilen değişikliğin kapsamı
Kullanılacak malzemenin teknik özellikleri
Tahmini ve kesin metraj
İlave bedel veya bedel düşümü
İş programına olası etkiler
Onay veren kişinin adı, görevi ve yetkisi
Toplantı sonrasında gönderilen yazılı teyit, tarafların ne konuştuğunu netleştirmeye yardımcı olur. Ancak tek taraflı gönderilen bir mesajın karşı tarafça kabul edildiği varsayılmamalıdır. Sözleşmede öngörülen değişiklik emri ve onay prosedürleri uygulanmalıdır.
3. WhatsApp ve e-posta yazışmaları düzenli saklanmalı
İnşaat projelerinde WhatsApp mesajları, e-postalar, fotoğraflar ve dijital dokümanlar olası uyuşmazlıklarda delil olarak önem taşıyabilir. Bununla birlikte, bir yazışmanın ispat gücü içeriğine, bütünlüğüne, göndericisine ve somut olayda uygulanacak usul kurallarına bağlıdır.
Örneğin “Bu taşı kullanalım” mesajı malzeme tercihine ilişkin bir iradeyi gösterebilir. Ancak fiyat teklifi paylaşılmamışsa bu mesajın belirli bir ek bedelin kabulü anlamına geldiği sonucuna doğrudan varılamaz.
Sağlıklı bir kayıt sistemi için:
Yazışmaların tarih ve saat bilgileri korunmalı.
Mesajlarla birlikte gönderilen teklifler ve ek dosyalar saklanmalı.
Revize projeler sürüm numarasıyla arşivlenmeli.
Yalnızca seçilmiş ekran görüntülerine güvenilmemeli; mümkün olduğunda özgün elektronik kayıtlar da muhafaza edilmeli.
Her değişiklik, ilgili mahal ve iş kalemiyle ilişkilendirilmeli.
Bu yaklaşım, ilerleyen aşamalarda hangi teklifin görüşüldüğünü ve hangi değişikliğin uygulandığını belirlemeyi kolaylaştırır.
4. Metraj ve uygulama kayıtları iş devam ederken tutulmalı
Ek işin bedelini belirlemek için imalat miktarının doğru tespit edilmesi gerekir.
Başlangıçta 85 metrekare olarak hesaplanan bir alanın uygulama sonunda 92 metrekare çıkması durumunda, aradaki farkın nasıl oluştuğu açıklanabilmelidir.
Metraj kayıtlarında imalatın bulunduğu mahal, ölçüler, hesaplama yöntemi, ölçüm tarihi ve varsa ortak ölçüme katılan kişilerin bilgileri yer almalıdır. Fotoğraflar da hangi imalata ait oldukları anlaşılacak şekilde ilgili kayıtla ilişkilendirilmelidir.
Özellikle daha sonra üzeri kapanacak imalatlarda kayıtların uygulama sırasında oluşturulması önemlidir. Malzeme faturası, satın alınan ürünün bedelini gösterebilir; ancak malzemenin tamamının hangi alanda kullanıldığını tek başına kanıtlamaz. Sevk belgeleri, uygulama tutanakları ve metraj kayıtları birlikte değerlendirilmelidir.
Delilin kaybolması veya ileride elde edilmesinin önemli ölçüde zorlaşması riski varsa, yasal koşullar çerçevesinde mahkemeden delil tespiti talep edilmesi de değerlendirilebilir.
5. Ek iş bedeli hesaplanırken eski imalat da hesaba katılmalı
Mevcut bir imalatın farklı bir malzemeyle değiştirilmesi hâlinde, yalnızca yeni imalatın toplam bedelini hesaplamak her zaman yeterli değildir.
Örneğin seramik yerine doğal taş uygulanıyorsa hesaplamada şu kalemler ayrı gösterilebilir:
Sözleşme kapsamında yapılmayacak seramik imalatının bedeli
Yeni doğal taş imalatının bedeli
Değişiklik nedeniyle gerekli hâle gelen ek hazırlık veya söküm işleri
Varsa nakliye ve diğer sözleşmeye göre değerlendirilecek giderler
Bu kalemlerin hangi yöntemle hesaplanacağı sözleşmeye, tarafların anlaşmasına ve işin niteliğine bağlıdır.
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 481. maddesi, bedelin önceden belirlenmediği veya yaklaşık olarak belirlendiği eser sözleşmelerinde bedelin, eserin yapıldığı yer ve zamandaki değeri ile yüklenicinin giderleri dikkate alınarak belirlenmesini düzenler. Ancak bu hükmün somut bir ek iş uyuşmazlığında nasıl uygulanacağı, sözleşmenin içeriği ve olayın özellikleri incelenerek değerlendirilmelidir.
Yargıtay 15. Hukuk Dairesinin 8 Kasım 2017 tarihli, E. 2017/1662 ve K. 2017/3862 sayılı kararında da ilave işlerin hesabında doğru yılın birim fiyatlarının esas alınması ve denetlenebilir bir hesaplama yapılması konusu ele alınmıştır. Karar, ilave imalatlarda metraj ve fiyatlandırma kayıtlarının önemini göstermektedir.
6. İş programına etkisi ayrıca belgelenmeli
Her proje değişikliği işin bitiş tarihini otomatik olarak uzatmaz. Ancak yeni malzemenin tedarik süresinin uzaması veya başka imalatların sırasının değişmesi, iş programını etkileyebilir.
Bu nedenle yüklenicinin yalnızca “Ek iş nedeniyle gecikme yaşandı” demesi yerine, değişikliğin hangi faaliyeti etkilediğini ve bu etkinin nasıl ortaya çıktığını belgelerle açıklaması gerekir.
Sipariş tarihi, tedarikçinin bildirdiği teslim süresi, değişiklik talebinin tarihi ve iş programındaki bağlantılı faaliyetler birlikte değerlendirilmelidir. Sözleşmede süre uzatımı veya gecikme bildirimi için özel bir yöntem bulunuyorsa buna uyulmalıdır.
Şantiyede iş değişikliği tutanağında hangi bilgiler bulunmalı?
Aşağıdaki örnek kayıt tablosu, ek işlerin sistematik biçimde izlenmesine yardımcı olabilir.
Kayıt alanı
Örnek bilgi
Değişiklik numarası
D-07
İmalat yeri
A Blok giriş holü
İlk iş kapsamı
Seramik kaplama
Talep edilen değişiklik
Doğal taş kaplama
Metraj
İlk tahmin 85 m², son ölçüm 92 m²
Bedel hesabı
Eski imalatın düşümü ve yeni imalatın hesabı
Onay bilgisi
Yetkili kişi, tarih ve onayın kapsamı
Süre etkisi
Tedarik süresi ve iş programı değerlendirmesi
Ek belgeler
Teklif, revize proje, yazışma, ölçüm ve fotoğraflar
Bu kayıt, ilgili hakediş ve kesin hesap belgeleriyle ilişkilendirildiğinde, değişikliğin hangi iş kaleminden kaynaklandığını ve bedelin nasıl hesaplandığını daha anlaşılır hâle getirir. Hakedişin imzalanması sırasında da imzanın hangi kalemleri kapsadığı ve varsa çekinceler ayrıca kontrol edilmelidir.
Sonuç: Ek işin kaydı, ödeme sürecinin temelidir
Şantiyede iş değişikliklerinin doğru belgelenmesi, yalnızca bürokratik bir işlem değildir. Sözleşme kapsamının korunması, metrajın doğrulanması, fiyat farklarının açıklanması ve iş programının yönetilmesi açısından önemli bir kontrol mekanizmasıdır.
En sağlıklı yöntem, değişiklik talep edildiğinde kapsamı yazılı olarak belirlemek, bedel ve süre etkisini değerlendirmek, yetkili onayları almak ve uygulama sırasında ölçüm kayıtlarını tutmaktır. Böylece iş tamamlandıktan sonra eksik belgeleri toplamaya çalışmak yerine, kararın başından hakedişe kadar izlenebilir bir kayıt zinciri oluşturulabilir.
Not: Bu içerik, özel sektör yapım sözleşmelerine ilişkin genel bilgilendirme amacı taşır; somut uyuşmazlıklarda sözleşme hükümleri ve ilgili mevzuat ayrıca değerlendirilmelidir.
Yargıtay 15. Hukuk Dairesi, 08.11.2017 tarihli, E. 2017/1662, K. 2017/3862 sayılı karar. Karar künyesi ve tam metni yayın öncesinde resmî veya güvenilir bir içtihat kaynağından doğrulanmalıdır.
